La Indización documental

Origen de la Indización

Sus orígenes vienen de  la antigua Mesopotamia. En esa época los escritos se guardaban en estanterías de madera o muros. También se solían introducir las tablillas  en cajas de madera.

Se les asignaba a éstas cajas o recipientes una pequeña etiqueta en la cual se describía el contenido de los documentos depositados allí.

Luego se comenzó a introducir catálogos de autor y título en las bibliotecas. Luego les siguió a éstos el catálogo de materia hasta llegar a la actualidad con lo que llamamos indización.

Concepto Indización

La indización corresponde al tratamiento técnico que permite describir el contenido temático de un documento por medio de una serie de palabras extraídas de algún tipo de vocabulario controlado.

Esta serie de palabras nos permiten entonces indicar o saber de qué trata el  contenido de un documento.

Según Lancaster (1996):

El indizador debe formularse varias preguntas a la hora de analizar el contenido de un documento: 

1. De qué trata el documento?

2. Porqué fue incorporado el documento a nuestra colección?

3. Qué aspectos tratados en el documento serán de interés para nuestros usuarios?

Lancaster (2002), también afirma lo siguiente:

"El proceso de indización implica dos fases intelectuales bastante diferentes: el análisis conceptual de un documento y la traducción de aquel a un vocabulario determinado."

La segunda fase la podemos efectuar entonces por medio de un vocabulario controlado.

 Cualidades de una correcta descripción de contenido

Pertinencia: La descripción debe representar al documento de la mejor manera posible.

Precisión:  La descripción debe ser lo menos ambigua posible.

Coherencia: La descripción debe ser estable y homogénea. 

Juicio crítico: Se debe tener un juicio crítico que permita reconocer la validez de las informaciones recibidas.

Vocabularios controlados

Un vocabulario controlado es una lista de términos limitados o palabras autorizadas que se utilizan para describir o representar la materia de los documentos.

Como tipos principales de vocabularios controlados podemos encontrar los tesauros y las listas de encabezamiento de materia.

                            

 

Listas de encabezamientos de materia.

Definición:

Según Gil (2008) menciona que:

Es un lenguaje documental precoordinado conformado por una relación alfabética de palabras escogidas del lenguaje natural o especializado que han sufrido un proceso de normalización utilizadas tanto para la asignación de los temas principales de los documentos como para la recuperación de los mismos. (p.124).

Podemos decir que son instrumentos básicos que se encuentran normalizados y que son utilizados en los centros de documentación, unidades de información y bibliotecas. Reúnen términos más generales que los tesauros, y sus términos aparecen con las palabras a las que son relacionadas. Además son listas de autoridad de materia y no suelen formar un código.

Según la Biblioteca del Congreso Library Congress citado por Miranda (1995, p.69) define encabezamiento de materia como: “un punto de acceso a un registro bibliográfico, que consiste en una palabra o frase que designa la materia desarrollada en un documento.”

Como aspectos importantes podemos decir que al llevar acabo la descripción del documento dependiendo del conocimiento que tengamos de éste, varía el número de descriptores que le podamos agregar. Además los encabezamientos deben ser redactados de acuerdo al idioma de los usuarios a los que va dirigido el documento.

Para Gil (1999) existen principios elementales para asentar las listas de encabezamientos de materia los cuales son los siguientes:

1. La Especificidad: Seleccionar términos más específicos y no tan generales.
2. La Síntesis: Resumen y deducción del contenido que presenta el documento.
3. La Lingüística: Usar el lenguaje habitual y en el orden natural del idioma.
4. La Economía: Agregar la más mínima cantidad de encabezamientos de materia dependiendo del tipo de biblioteca.

Formas de encabezamiento de materia.

• Encabezamientos de una sola palabra o sustantivo conocido como disolventes. Ejem: Apicultura.
• Encabezamiento de sustantivo + Adjetivo. Ejem Plantas trepadoras.
• Encabezamiento de nombre + complemento (frases): Ejem: Transportes por carretera, Plantas venenosas para el ganado.
• Encabezamiento de nombre + nombre: Parques y Jardines.
• Términos invertidos. Ejem: conocimiento, Teoría del
• Términos compuestos. Ejem: Psicodrama.

Los encabezamientos de materia son conocidos como (epígrafes) ya que manifiestan los temas o el tema del contenido intelectual de dicho documento y están asignados con mayor énfasis en bibliotecas generales.

Tipos de Encabezamientos:

Los encabezamientos de materia: que son usados como epígrafes, se encuentran acomodados alfabéticamente y aparecen con letra negrita.

Son sinónimos o diferentes formas de encabezamiento pero que no usan como encabezamientos de materia contienen la referencia Véase (v), el término debe de utilizarse como encabezamiento. Es decir, va a remitir de un término no aceptado al preferente. Ejem:

Chocolate en Polvo

v Cocoa

Notas de alcance: Ofrece diferentes distinciones de encabezamiento, son más específicos al determinar la categoría del encabezamiento de materia dentro de la lista. Ejem:

Danzas Populares y nacionales

(Úsase para las colecciones de danzas populares varias, que incluyen instrucciones sobre cómo bailarlas)

Referencias Cruzadas: Véase además (va). Señalan los temas que están vinculados, son más específicos que el epígrafe analizado. También remite a otra información complementaria a la que se busca. Ejem:

Propiedad Privada

v.a Capitalismo

Riqueza

 

Referencias Primarias (x):

Destaca términos sinónimos o que muestran la misma idea.

Ejem: Alcohol

X Alcohol Etílico

Etanol

Intoxicantes

→ Alcohol Etílico

Véase

Alcohol

Referencias Secundarias (xx):

Establece términos relacionados, pero no en orden jerárquico. Ejem:

Brazos

xx Extremidades

→ Brazos

Véase además

Extremidades

Tablas de subdivisiones:

También puede ocurrir que un encabezamiento vaya acompañado por un subencabezamiento unidos por un guión. Suelen haber de cuatro tipos:

• De materia o de cualquier otro asunto: (informática- tratamiento) (Encuestas-automatización)
• Topográficos o geográficos: (Trenes-Francia) (Cartago- Calles)
• Cronológicos: (Portugal – Edad media)
• Formales: (Documentación- Bibliografías)
• Bajo los nombres de idiomas: (Español- Puntuación) (Inglés –Puntuación)
• Bajo Nombres Históricos: (ARIAS SÁNCHEZ, OSCAR, PRES. DE C.R. (1986-1990)-BIBLIOGRAFÍA.
  
  
  Tesauros 
  Su significado es tesauro y proviene del latín.
  Un tesauro es un vocabulario controlado y dinámico, compuesto por términos que tiene entre ellos relaciones semánticas y genéricas y que se aplica a un dominio particular del conocimiento.
  Es un instrumento terminológico que tiene la coherencia en el proceso de indización, permite que los términos aplicados en su búsqueda se relacionen con los que forman este concepto ya indizado y almacenado.
  Es un lenguaje documental con vocabulario controlado dotado de relaciones que le distinguen de otros instrumentos termológicos y le proporciona la categoría de lenguaje.
  Los tesauros suelen ser lenguajes especializados circunscritos a una ciencia o conjunto de ciencias en particular y elaborados para brindar un servicio específico a una institución determinada.
  Formado por descriptores que es el término o símbolo autorizado y formalizado, que se utiliza para representar sin ambigüedad los conceptos contenidos en los documentos y para la recuperación de la información.
  
  
  Referencias Bibliográficas:

Gilleiva, I.  (2008). Manual de Indización: Teoría y práctica.  España: Ediciones Trea.

Gilleiva, I. (1999). La Automatización de la indización de documentos. España: Trea.

Guinchat, C & Menou, M. (1983). Introducción general a las ciencias y técnicas de la  información y de  la documentación. Francia: Unesco.

Lancaster, F. (1996). Indización y resúmenes: Teoría y práctica. Argentina: EB publicaciones.

Lancaster, F. (2002). El control del vocabulario en la recuperación de la información. España: Universitat de Valéncia.

Miranda, A. (1995). Procesamiento de la información en bibliotecología. San José, Costa RICA: EUNED

Integrantes:

Marisol Alvarado. 

Marco Montero.

Verónica Quesada.
Leyla Rojas.